La Junta Directiva de la RSD Hípica, al objeto de ordenar la utilización de los espacios de hostelería y preservar la tranquilidad de los socios, ha aprobado una nueva normativa para la reserva de eventos particulares en los salones de la Sociedad, que entra en vigor con efectos del 1 de enero de 2019.

Esperamos que estas normas garanticen y beneficien la convivencia en nuestra Sociedad.

NORMAS DE RESERVA DE ESPACIOS DE HOSTELERÍA

OBJETIVOS

Esta Sociedad tiene por objeto principal, entre otros, proporcionar a sus socios las comodidades propias de los centros de reunión de su categoría. Por ello cuenta con unos espacios de hostelería para el ocio y esparcimiento. Desde tiempo inmemorial, cabe la posibilidad de que a los socios se les pueda autorizar la utilización de algunos de estos espacios para sus celebraciones privadas, así como que el concesionario de los servicios de cafetería y restaurante pueda organizar determinados eventos para instituciones y particulares, también previa autorización. Es deber de la Junta Directiva de la Sociedad velar por el mantenimiento del orden y asegurar el normal disfrute por los socios de su derecho a utilizar las instalaciones de la Sociedad con comodidad adoptando las medidas precisas para evitar que el exceso de eventos o su desarrollo en condiciones inapropiadas o excesivas perturbe la tranquilidad de los socios o aparte a la Sociedad de su esencia de centro de reunión para sus socios.

También entiende esta Junta Directiva que la Sociedad no es un complejo hostelero para la realización de eventos particulares, sino todo lo contrario. Uno de los aspectos importantes de nuestra entidad es la relación social: convivencia, amistad, respeto, tolerancia, son valores que desde la Junta Directiva se intenta transmitir, y ello supone compartir instalaciones, con excepciones de eventos que por su finalidad no se entienda que no se hagan en la intimidad (bodas, aniversarios de boda, y algunos otros especiales).

La regulación de estos eventos tiene una parte económica que son los gastos de mantenimiento de estos espacios, para ello se establecen unas tarifas que recogen , por un lado, el disponer en exclusiva o compartido de un espacio, y por otro lado , los gastos que supone dicha utilización(limpieza, luz, etc..)

Estando la Junta Directiva estatutariamente facultada para fijar “las normas de uso de las instalaciones y las tarifas correspondientes”, es por lo que se dictan las presentes normas en las que se recogen lo que ha venido siendo práctica durante muchos años y también se establecen pautas a seguir en aquellos aspectos que el día a día revela que resulta oportuno regular.

ESPACIOS DE HOSTELERÍA

A los efectos de las presentas normas, solamente se considerarán espacios destinados a hostelería susceptibles de ser reservados por los socios en exclusividad para la celebración de eventos particulares, los siguientes:

• Salón Principal
• Pérgola
• Sala Juvenil

Quedan excluidas el resto de estancias

CONDICIONES DE USO

• COMEDOR está reservado para los socios y sus invitados. En ningún caso, su uso será en exclusividad. Las reservas de 20 o más personas, en sábados, domingos y festivos, a mediodía, se trasladarán al salón principal o la pérgola, en función de su disponibilidad. Las posibles reservas en mediodía de lunes a viernes y horario de noche, quedarán a criterio de la Junta Directiva.. Aforo: 80/90 personas
• SALA JUVENIL solo admitirá reservas para pequeños eventos infantiles que no excedan de un máximo de 40 personas. Aforo de la sala: 40 personas.
• PÉRGOLA está pensado para grupos de más de 40 personas, que tendrán prioridad sobre grupos menores. Aforo: 100 personas.
• SALÓN PRINCIPAL se podrá reservar en exclusividad a partir de 120 personas, salvo que sean eventos que por sus características no se entienda que el espacio pueda ser compartido. En el resto de los casos este espacio no se reservará en exclusividad. Aforo: 200 personas.

TARIFAS

La Junta Directiva establece un canon para la reserva de esos espacios que se deberá abonar en las oficinas de la Sociedad en el momento de formalizar la reserva. Las tarifas para el uso de estos espacios son:

• Salón Principal: 200 euros (70 en caso de que sea compartido)
• Pérgola: 80 euros
• Sala Juvenil: 30 euros

SOLICITUD DE RESERVAS

• Los socios que deseen utilizar las citadas instalaciones de hostelería para la celebración de eventos particulares deberán solicitarlo en las oficinas de la Sociedad, siendo ellos los promotores y responsables del evento, no pudiendo transferir este derecho a terceras personas ajenas o no a la Sociedad.
• Los socios titulares no podrán reservar espacios para la celebración de eventos de otras personas distintas de los familiares que figuren bajo su tutela en la Sociedad. El incumplimiento de esta norma podría ser sancionada por el artículo 71.31 de los estatutos de la Sociedad.
• Para formalizar la reserva deberá cumplimentar un impreso de solicitud que deberá ser autorizada. Esa autorización será previa e imprescindible para la reserva posterior con el concesionario de hostelería. En dicha solicitud deberán aportar los siguientes datos:
• Nombre del socio que realiza la reserva
• Espacio solicitado, fecha y horario
• Motivo de la reserva y contenido del evento
• Número de asistentes y nombre de las personas no socios que acudan al evento para facilitar su acceso a la Sociedad.
• Cualquier solicitud que se haga con más de dos meses de antelación al evento, se considera pre reserva que deberá confirmarse con dos meses de antelación a la celebración del evento. Si no lo hiciera, se procederá a cancelar la misma.
• Con 48 horas de antelación deberá enviar a la oficina de la Sociedad, una relación de invitados para su control de acceso a la Sociedad. Esta relación es imprescindible para el acceso a la Sociedad, ya que los porteros tienen orden de no dejar pasar, como es lógico, a ninguna persona que no esté autorizada.

NORMAS GENERALES

1. El uso de las instalaciones de hostelería reservadas obliga al cumplimiento de las normas de la RSDH, tanto a socios como a sus invitados. En caso contrario, será el socio que organice el evento el responsable de su comportamiento.
2. Los invitados no podrán utilizar el resto de instalaciones (piscinas, zonas deportivas, bibliotecas y salón social) que se consideran de uso exclusivo de los socios y podrán ser expulsados de la RSDH si incumplen esta norma.
3. Para los eventos que se organicen en horario de mañana, mediodía y tarde, está terminantemente prohibido las actividades que enturbien la tranquilidad de los socios. Principalmente actuaciones de carácter musical y/o animaciones (hinchables, juegos,..), así como cualquier otra actividad que perturbe la tranquilidad de los socios.. La empresa concesionaria tendrá, asimismo, la obligación de vigilar el cumplimiento de esta norma.
4. No se podrá hacer uso del aparcamiento de la Sociedad por las personas invitadas que no sean socios, salvo en horario nocturno y previa autorización expresa de la Junta Directiva. Se informará del convenio que la Hípica tiene firmado con el parking de Metrosidero.
5. No se contemplará ninguna reserva que coincida con los actos programados y organizados por la RSDH.
6. Durante los fines de semana y festivos, salvo excepciones autorizadas por la Junta Directiva, no se permitirá la celebración de eventos externos en jornada diurna y vespertina.
7. Como norma general y por motivos de seguridad alimentaria, no se permitirá traer comida ni bebidas de fuera en la organización de eventos.
8. Con el ánimo de salvaguardar la tranquilidad de los socios, no se permitirá la celebración de pequeños eventos en la cafetería infantil ni en la de adultos.
9. Los eventos organizados con carácter privativo no entorpecerán la correcta atención de los servicios de hostelería al resto de los socios.
10. Los eventos que se celebren en horario de mediodía y tarde, tendrán una duración máxima de cuatro horas, pasado ese tiempo tendrán que dejar libre el salón de la celebración y los invitados, no socios, tendrán que abandonar la Sociedad.
11. Los eventos nocturnos tendrán que finalizar, como hora tope, a las tres de la madrugada, hora en la que tendrán que abandonar la Sociedad.
12. Salvo expresa autorización de la Junta Directiva, quedan prohibidas las celebraciones de graduaciones académicas, bodas (en horario diurno), así como otros eventos que por su carácter especialmente festivo requieran otro tipo de instalaciones más adecuadas para tal fin.

El socio será el responsable de recoger todos los elementos ornamentales que haya utilizado en el evento y que no formen parte del mobiliario de la RSDH.

Descargar PDF

Junta Directiva

Enero 2019